Internationale Management Assistent.
Profiel Internationale Management Assistent
Voor deze positie zoeken wij een proactieve, energieke kandidaat die ondersteunende werkzaamheden gaat verrichten voor hoofdzakelijk één manager die belast is met ICT zaken. Echter zul je ook flexibel moeten zijn om voor andere managers werkzaamheden te verrichten. Deze managers zijn in diverse landen actief en reizen veel. Voor deze internationale groep regel je tickets, hotels en auto’s/taxi’s. Verder verzorg je het beheren van de agenda’s, organiseer je meetings, etc.
Je hebt in deze functie met veel verschillende culturen te maken. Overige taken:
Verwerking en onderhouden van alle correspondentie, behandeling en verwijzing inkomende berichten / telefoongesprekken;
Het beheer van de agenda’s, het organiseren van (en hebben directe verantwoordelijkheid voor) hoog niveau van interne en externe vergaderingen;
Het beheer van de werkstroom als een poortwachter en follow-up vergaderingen, externe contacten, nieuwe ideeën, enz.
Representatieve taken met betrekking tot de (internationale) bezoekers (begeleiden bezoekers);
Opstellen van voorstellen, brieven, memo’s, presentaties etc. in Word / Powerpoint / Excel;
Anticiperen op de behoeften van de directie en proactief optreden als gevolg;
Opzetten van afspraken (intern / extern vergaderingen, conferenties, off-sites vergaderfrequentie, enz.) volgens de kalender van de directie
Relevante informatie verstrekken (bv. logistieke team, MT agenda) aan allen die in nauw contact staan met de directie;
Ad hoc-projecten ondersteunen.
Vereisten Internationale Management Assistent
Havo, aangevuld met een secretariële opleiding (bijv. Schoevers);
Ervaring in een vergelijkbare positie;
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels;
Uitstekende sociale vaardigheden, sterke organisatorische vaardigheden, accuraat, resultaatgericht, flexibel, proactief, representatief, klantgericht, toegewijd aan kwaliteit en waarden, stabiel, hands-on en teamspeler;
Uitgebreide planning, agendabeheer en reisarrangementen vaardigheden;
In staat te benaderen voor niet-routinematige situaties vast te stellen met weinig of geen toezicht;
Uitstekende vaardigheden van time management , zelfs onder sterke druk;
Uitstekende typevaardigheid en kennis van computersoftware (MS Office), e-mail en internet;
In staat prioriteiten te stellen op eigen werk;
Het vermogen om vooruit te denken op de wensen van de manager;
Flexibele werkhouding en de bereidheid om anderen te helpen waar nodig;
40 uur per week beschikbaar, minder is niet bespreekbaar
Bedrijfsprofiel Internationale Management Assistent
Onze opdrachtgever is een internationale organisatie in omgeving Leiden.
Arbeidsvoorwaarden Internationale Management Assistent
Het betreft een vacature voor vaste invulling bij onze opdrachtgever. Een goede werkplek in een zeer internationale setting en een gezellig team, dat heeft onze opdracht gever te bieden. Afhankelijk van leeftijd en ervaring bedraagt je brutoloon max. 3900 euro obv 40 uur. Verder zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden uitstekend te noemen, je hebt 35 vakantiedagen, een 13e maand en voldoende opleidingsmogelijkheden.
