Management Assistent afdeling Quantum Nanoscience (QN)
Functieomschrijving
In de afdeling QN wordt onderzoek gedaan dat tot de absolute wereldtop behoort.
Het afdelingsbureau van QN zorgt voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de wetenschappelijke staf.
Je komt te werken in een hecht, professioneel team van 4 management assistentes. Je draagt samen met je collega’s zorg voor een uitstekende dienstverlening. De functie is uitvoerend, organisatorisch en initiërend van aard. Je verricht de secretariële en administratieve ondersteuning voor de afdelingsvoorzitter waaronder het beheer van zijn (complexe) agenda. Je werkt dagelijks samen met de afdelingssecretaris en afdelingsvoorzitter en zorgt er met hen samen voor dat het dagelijks bestuur van de afdeling soepel verloopt.
Taken:
- Verrichten van secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden tbv de afdelingsvoorzitter, waaronder;
– agendabeheer
– boeken van reizen, hotels en afhandeling declaraties
– verzorgen van aanstellingen en mutaties in MyHR tbv Kuiperslab en
afdelingsbureau.
- Plannen en organiseren van diverse (afdelingsbrede) vergaderingen, zoals Managementteam – en Faculty Meeting, alsmede het notuleren (Engels) van deze bijeenkomsten en het bewaken van de bijbehorende actielijsten;
- Organiseren en coördineren van afdelingsgerelateerde bijeenkomsten en events (symposia, benoemingsadvies commissies, heidagen e.d.);
- Coördineren van interne – en externe communicatie tbv de afdeling;
- Ondersteuning van internationale medewerkers en gasten van de afdeling voor en na aankomst in Nederland;
- Vraagbaak voor (nieuwe) medewerkers, studenten en externen.
Functie-eisen
- Minimaal 3 jaar ervaring en een afgeronde opleiding directiesecretaresse of management assistente op MBO-niveau of gelijkwaardig;
- Aantoonbare secretariële ervaring in een universitaire of aanverwante organisatie;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden;
- Goede kennis vanhet Microsoft Office pakket, onder meer MS Outlook;
- Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlandse en Engelse taal.
Tevens passen de volgende competenties bij jou:
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, je denkt vooruit en kan plannen en organiseren;
- Je kan goed samenwerken;
- Je hebt een klantgerichte houding;
- Je bent resultaatgericht;
- Je bent stressbestendig en in hectische situaties kun je zelf prioriteiten stellen;
- Je bent integer en discreet.
Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
- Een salaris dat gebaseerd is op schaal 8 volgens de CAO van de Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.818,- en een maximum van € 3.764,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
TU Delft
TU Delft
De
