Management Assistent Dienst Publiekszaken
Wat ga je doen?
Je gaat werken bij het directiesecretariaat van de dienst Publiekszaken (DPZ) dat onderdeel is van het Stafbureau. Vanuit het team Directiesecretariaat ondersteun jij de Sectordirecteur Bibliotheek & Haags Gemeentearchief.
Je ondersteunt de directeur in haar dagelijkse werk en zorgt dat de dag voor haar zo soepel mogelijk verloopt. Je beheert onder meer de agenda, plant en herinnert aan afspraken, zorgt dat de onderliggende stukken (digitaal) klaar staan en behandelt inkomend telefoon- en mailverkeer. Je handelt inkomende en uitgaande digitale post af en draagt ook zorg voor de rappellering.
Daarnaast ondersteun je de directeur bij de verschillende bedrijfsvoeringprocessen zoals financiën (o.a. aanmaken inkooporders) en P&O-zaken (o.a. registratie in- en uitdiensttreding, verzuimregistratie en het inplannen gesprekscyclus). Hierbij houd je overzichten up-to-date en heb je nauw contact met de dienst Bedrijfsvoering over diverse aanvragen. Als onderdeel van de pool van het directiesecretariaat verzorg je tenslotte bij afwezigheid van een collega de ondersteuning van de andere directeuren en ondersteun je periodiek ook bij acties of evenementen die namens de directie voor de dienst als geheel worden georganiseerd.
Wat vragen wij?
Wij zoeken een ervaren en professionele Management Assistent met frisse energie en ambitie! Je pakt het werk op voordat jouw directeur er al maar naar heeft gekeken. Zoals die mail van de wethouder die niet mag blijven liggen omdat jouw directeur de hele dag in overleg zit. Daar mag een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen niet bij ontbreken.
Jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en gaat nauwkeurig te werk. Je bent digitaal zeer vaardig en kan dan ook goed overweg met onder andere de diverse Microsoft-applicaties (o.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en Sharepoint) en Oracle.
Om deze functie goed te kunnen vervullen heb je hbo werk- en denkniveau en relevante aantoonbare secretariële ervaring (minimaal 3 jaar werkervaring).
Wat bieden wij?
Een afwisselende functie bij de dienst Publiekszaken en de sector Bibliotheek & Haags Gemeentearchief die volop in beweging is en waar veel vernieuwing plaatsvindt. Wij bieden je de kans te investeren in je eigen professionele ontwikkeling.
Daarnaast kun je rekenen op:
Wie zijn wij?
De dienst Publiekszaken (DPZ) is één van de zeven diensten van de gemeente Den Haag. DPZ (ca. 1.200 medewerkers) staat voor het leveren van uitstekende dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. DPZ is daarbij vaak het eerste contact met de gemeente. De dienst bestaat uit vier sectoren: Belastingzaken, Klant Contact Centrum, Stadsdelen & Wijken en Bibliotheek & Haags Gemeentearchief. Het directieteam van de dienst bestaat uit de vier Sectordirecteuren en staat onder leiding van de Algemeen Directeur. Sam Hermans is de nieuwe Sectordirecteur van de Bibliotheek en Haags Gemeentearchief. In deze functie verzorg je voor haar dus de dagelijkse ondersteuning. Dit doe je zoals eerder aangegeven vanuit het team directiesecretariaat DPZ dat onderdeel uitmaakt van het Stafbureau DPZ en opereert als een pool waarbij de collega’s elkaar bij afwezigheid vervangen.
Meer weten
Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Ingrid van der Laaken (Officemanager DPZ) op telefoonnummer 06-2572 6475.
Extra informatie
Competenties
KlantgerichtheidMondelinge communicatiePlannen en organiserenSchriftelijke communicatie
Bijlagen
