Management Assistent Sociologie en ICS (0,8 fte)

Functieomschrijving

Bij het secretariaat van de vakgroep Sociologie zoeken we een enthousiaste, slimme, betrokken en oplossingsgerichte Management Assistent die zowel een deel van de vakgroepleden ondersteunt als wel zorgt voor de ondersteuning van de interuniversitaire toponderzoeksschool ICS (zie ) waarvoor het penvoerderschap bij Sociologie in Groningen ligt. Een deel van de staf en van het ICS is Engelstalig.

De vakgroep Sociologie verzorgt een Nederlandse Bachelor- en Masteropleiding en participeert in de Research Master van de Faculteit GMW. Het onderzoek maakt deel uit van het ICS. De vakgroep bestaat uit ongeveer 70 medewerkers.
Je gaat deel uitmaken van een professioneel en collegiaal team. Samen met drie collega’s zorg je voor de ondersteuning van de vakgroep waarbij je het leuk vindt om een rots in de branding voor de staf te zijn.

Binnen het ICS wordt samengewerkt met nog 3 andere universiteiten in Nederland. Jij geeft organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur van het ICS en de onderzoeksdirecteur van Sociologie en ook bij de vele activiteiten die het ICS organiseert. Je hebt ook een taak in het pro-actief bewaken van de voortgang en doen van voorstellen voor de efficiency binnen het ICS.

Het grote belang en de hoge kwaliteit van het ICS vragen van je dat je efficiënt kan plannen en organiseren met aandacht voor relatiemanagement, dat je stressbestendig bent en een goed gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen.

Je werkzaamheden bestaan ondermeer uit:

Organisatie
Rijksuniversiteit Groningen
De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is gevestigd in het Noorden van Nederland, behoort tot de top van de Europese research universiteiten, biedt kwalitatief hoogstaand onderwijs en is internationaal georiënteerd. De RUG, opgericht in 1614 is actief in de volle breedte van het wetenschappelijk spectrum en werkt actief samen met bedrijfsleven, overheden en burgers. Onderwijs, onderzoek en valorisatie zijn wezenlijk met elkaar verbonden.

Gedrags- en Maatschappijwetenschappen
De Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van gedrag, denken, leren en samenleven van mensen. We werken aan sociale vraagstukken en problemen die mensen ervaren in het dagelijks leven. Centraal staat de individuele en maatschappelijke veerkracht en de vraag hoe we deze kunnen vergroten. We richten ons hierbij op de onderwerpen migratie, milieu en klimaat, gezondheid, opvoeding en onderwijs, bescherming van kwetsbare minderheden en duurzame samenwerkingsverbanden.
Bij de Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen werken ruim 800 medewerkers.

Afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening
Alle management/-office-assistenten bij GMW vallen onder één afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening (SAS) en hebben een gezamenlijk afdelingshoofd. Er is maandelijks een afdelingsoverleg, er zijn jaarlijks enkele gezamenlijke activiteiten en men is bereid elkaar te assisteren indien nodig en mogelijk. De medewerkers zijn gesitueerd bij de eenheid die ze ondersteunen.

Functie-eisen

• hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur blijkend uit een gevolgde opleiding (niet noodzakelijk volledig afgerond)
• ruime ervaring met het verrichten van ondersteunende en organisatorische werkzaamheden, ervaring met het werken voor een onderzoeks- of Graduateschool is een pre
• naast de reguliere competenties voor een management/office-assistent (accuratesse, leervermogen, klantbetrokkenheid en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid) verwachten we een grote mate van pro-activiteit en zelfstandigheid
• zeer goede digitale vaardigheden o.a. Word, Excel, Google (o.a. Forms), Apollo en bij voorkeur ook ervaring met Qualtrics voor het maken van vragenlijsten
• goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands (minimaal C1) en het Engels (minimaal B2).

Organisatie

Arbeidsvoorwaarden

De aanstellingsomvang is 0,8 fte. Het betreft twee verschillende functies, gecombineerd bij één persoon, één als Management/-Office Assistent 2 (schaal 7) voor de vakgroepsondersteuning en éen als Management/-Office Assistent 1 (schaal 8) voor een deel van de ICS-taken.
Afhankelijk van opleiding en ervaring betekent dit een salaris van minimaal €2471,- tot maximaal €3336,- (schaal 7) bruto per maand, in combinatie met een salaris van minimaal €2818,- tot maximaal €3764,- (schaal 8) bruto per maand, beiden bij volledige werktijd en conform de cao Nederlandse Universiteiten, exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen.

Het betreft in principe een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, maar je krijgt eerst een tijdelijk dienstverband voor één jaar om na te gaan of je aan de functie-eisen kunt voldoen. Er vindt uiterlijk binnen 9 maanden na de start van het dienstverband een personeelsbeoordeling plaats om te bezien of het functioneren in relatie tot de functie-inhoud een dienstverband voor onbepaalde tijd mogelijk maakt.

Voor medewerkers die elders een vast dienstverband hebben, kan zonodig een passende oplossing gezocht worden, bijvoorbeeld of voor een periode een tijdelijke detachering mogelijk is alvorens bij goed functioneren tot een vast dienstverband over te gaan.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk