Office Manager / Crew Assistant
Vanwege de groei van ons bedrijf zijn we op zoek naar een Office Manager die onze kantoororganisatie en de afdeling bemanningszaken kan ondersteunen bij de dagelijkse, operationele en administratieve werkzaamheden.
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers, de representativiteit van ons kantoor en ondersteun je de directie. Tevens pak je een aantal communicatie taken op. Je kunt daarbij denken aan het bijhouden van social media en onze website.
Als Crew Assistent onderhoud je onder andere de personeelsdossiers en coördineer je bemanningswisselingen.
In deze combi rol ben je een echte duizendpoot. Wanneer je houdt van een dynamische functie waarin je de gelegenheid krijgt om je op verschillende vlakken nog verder te ontwikkelen, dan is dit wellicht de functie voor jou!
Als Office Manager ben je enorm flexibel en houdt je van een divers takenpakket. In de eerste plaats ben je iemand die ontzettend van plannen en organiseren houdt. Je brengt graag structuur aan en pakt uit jezelf zaken op die wellicht ergens anders blijven liggen. Jouw taken zijn onder andere:
- zorgdragen voor een representatief, opgeruimd en ordelijk kantoor;
- bezoekers ontvangen en telefoonbeheer;
- secretariële ondersteuning directie;
- bijhouden van de website, LinkedIn en Facebook bedrijfspagina
- beheer van de bedrijfsagenda en rapporteren ziekteverzuim aan ARBO dienst;
- organiseren van activiteiten en meetings met binnen- en buitenlandse relaties;
- plannen van buitenlandse reizen voor directie en medewerkers;
- zorgdragen voor office supplies en office management.
Door jouw aandacht ook bij de afdeling bemanningszaken te hebben, ben je niet alleen een aanspreekpunt voor collega’s op kantoor, maar ook voor onze collega’s aan boord van de schepen. We werken met bemanning uit Nederland, Rusland, Oekraïne en de Filippijnen.
Binnen deze afdeling is er veel dynamiek, iedere dag is anders. Het is daarom van belang dat processen en de administratie gestructureerd is.
Jij houdt je onder andere bezig met:
- het onderhouden van personeelsdossiers;
- coördineren van bemanningswisselingen;
- ondersteuning bij werving- en selectieactiviteiten;
- het bijhouden van de personeelsadministratie
Je rapporteert aan de Manager Crewing.
Functie-eisen
Wij zijn op zoek naar de kandidaat, die voldoet aan de volgende eisen:
- MBO/HBO werk- en denkniveau;
- ervaring in een coördinerende rol;
- beschikbaar voor 32-40 uur;
- je hebt affiniteit met de scheepvaart en/of hebt gewerkt in een internationale omgeving;
- je bent verantwoordelijk, kritisch en resultaatgericht;
- je bent een echte teamspeler;
- je werkt zelfstandig, accuraat, vlot, georganiseerd en hebt een proactieve instelling;
- goede Engelse en Nederlandse taalbeheersing;
- goede kennis en ervaring met het MS-Office pakket.
Aanbod
· een veelzijdige baan in een internationale omgeving;
· vrijheid in het verrichten van je werkzaamheden;
· een werkomgeving waar werkplezier belangrijk is en ontwikkelen wordt gestimuleerd;
· salarisindicatie: euro 2700 – 3000 bruto per maand.
Bedrijfsprofiel
ForestWave Navigation is een jong rederij bedrijf dat sinds begin 2011 fors is gegroeid. Wij timmeren hard aan de weg om verder te groeien.
Wij zijn actief in de short sea met multi purpose schepen van 4.000 tot 15.000 ton laadvermogen. De kleinere schepen varen hoofdzakelijk intra Europees (van Noord Europa tot de Middellandse Zee en Zwarte Zee) en de grotere hoofdzakelijk tussen Noord West Europa, Middellandse Zee, Afrika en Noord, Zuid en Midden Amerika.
Wij verzorgen momenteel voor 31 schepen de bevrachting (lees boeken van lading en de schepen operationeel begeleiden) en voor 21 schepen het technisch beheer (ondermeer regelen van bekwame en gemotiveerde bemanningen, inkopen van proviand, verbruiksmiddelen en reservedelen, organiseren en begeleiden van onderhoudswerkzaamheden, verzorgen van verzekeringen en er voor zorgdragen dat alle benodigde documentatie en certificaten actueel zijn en inspecties tijdig plaatsvinden). Daarnaast hebben we 3 schepen in bestelling, die geleverd worden in juli en in 2024 en 2025.
Wij hebben nu ca. 55 mensen in dienst, waarvan 10 Nederlandse officieren, die varen op onze schepen. De resterende mensen werken op ons kantoor in Groningen (35), ons kantoor in Breda (10), in Newcastle, Engeland (1) en in Vigo, Spanje (1).
Missie
Wij willen een vooruitstrevende scheepvaartonderneming zijn, die door technologische en proces-innovatie topkwaliteit dienstverlening levert aan haar klanten.
Visie
Wij willen onze allround rederij verder uitbouwen met moderne schepen, waarbij wij vroegtijdig anticiperen op ontwikkelingen in het leefmilieu en nieuwe (milieu)regelgeving.
Bedrijfscultuur
Jong internationaal georiënteerd bedrijf, no-nonsense en 24/7. Informeel en met korte lijnen. We vinden het belangrijk dat onze medewerkers werkplezier ervaren en zich kunnen ontwikkelen wanneer die wens er is.
Elke vrijdag sluiten we de week af met een vrijdagmiddagborrel en er worden regelmatig activiteiten buiten kantoortijd georganiseerd.
Interesse?
Stuur dan je motivatiebrief en CV vóór 28-02-2023 naar management@forestwave.nl
