Officemanager / Medewerker Administratie

Als officemanager/medewerker administratie ben jij degene die alle ondersteunende processen soepel laat verlopen. Wat ga je dan doen?

• Office Management: je zorgt dat de dagelijkse en ‘huishoudelijke’ gang van zaken op het kantoor soepel verlopen. Naast een diversiteit van werkzaamheden is dit bijvoorbeeld het verwerken van inkomende (e-mail) post, telefoonbeantwoording, het ontvangen en inschrijven van bezoekers voor het datacenter.
• Lichte administratieve werkzaamheden. Je geeft ondersteuning aan diverse administratieve processen.

De standplaats is Rotterdam en daar waar mogelijk harmoniseren we voor de twee locaties samen, dus werk je ook voor Groningen.

Jouw verantwoordelijkheden en taken:

• Met de verantwoordelijkheid voor officemanagement, ben je spin in het web en zorg je dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarbij steun en toeverlaat van de leidinggevenden van de 3 afdelingen die in het Management Team zijn vertegenwoordigd. De directie/management is behoorlijk zelfredzaam als het gaat om secretariële werkzaamheden, het gaat voor al om werkinhoudelijke procesondersteuning.
• Je bent verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Je zorgt ervoor dat klanten voldoen aan hun betalingsverplichting en je verzorgt de communicatie als er betalingsachterstanden optreden.
• Je bent verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aanlevering aan de financiële administratie van de inkoopfacturen. De lijnmanagers zijn zelf verantwoordelijk voor de inkopen binnen hun domein. Om de kwaliteit hiervan te bewaken moet dit plaatsvinden volgens een gestructureerd proces. Je ondersteunt en stuurt aan op een juiste uitvoering van het inkoopproces.
• Je biedt ondersteuning aan de administratieve afwikkeling van de order intake. Samen met de Service Manager werk je samen om afgesloten orders te verwerken.