Project Coördinator - Officemanager
Een hele afwisselende functie voor een zelfstandige en pro actieve ondersteuner die graag wil werken in een kleinschalige organisatie met een positieve maatschappelijke impact.
Functie en organisatie
Als Project Coördinator / Officemanager ben je de spil in de organisatie. Je bent flexibel ingesteld, werkt graag zelfstandig, maar werkt ook graag samen met je collega’s.
Je leidt de verschillende processen voor de consultants in goede banen. Je wordt betrokken bij impactvolle samenwerkingsprojecten die door de consultants worden beheerd. Je biedt ondersteuning bij vooral organisatorische en financieel-administratieve taken. Ook draai je mee in project teams bestaande uit medewerkers van Nederlandse en Europese organisaties, zowel in het bedrijfsleven als bij kennisinstellingen en overheden. Je bewaart het overzicht en attendeert de consultants en klanten proactief op termijnen en uitstaande acties.
Daarnaast draai je je hand niet om voor een stuk officemanagement, verricht je secretariële taken, houd je je bezig met facilities en doe je HR taken.
Uniek aan deze positie is dat je in verschillende teams met mensen van binnen en buiten de organisatie gaat werken, wat je blikveld enorm zal vergroten.
Wat doe je zoal?
- Project coördinatie
- Tijdslijn/proces van de diverse projecten monitoren en deadlines van de diverse stakeholders in de gaten houden, waar nodig informatie opvragen
- Contact onderhouden met interne en externe partijen
- Urenregistratie consultants/projecten bijhouden
- Verwerking van cliëntgegevens/CRM systeem
- Het opvragen en beheren van kosteninformatie over projecten
- HR werkzaamheden
- HR portal/salarissen
- Voorbereiden arbeidsovereenkomsten
- Ziekteverzuim-/verlofregistratie
- Secretariële/officemanagement taken
- Agendabeheer, bijhouden van e-mailboxen, vergaderingen organiseren
- Boeken van vluchten en hotels
- Lay-out beheer van diverse documenten
- Inkoopprocessen
- Sociale activiteiten
- Facilitaire zaken
- Inkoop kantoorartikelen
- Aansturen schoonmaakbedrijf
- Verbouwingen/representatie kantoor/voorzieningen treffen voor realisatie thuiswerkplekken
- Kantine/gezonde lunches etc.
Dit adviesbureau is gevestigd in Hilversum. De organisatie bestaat uit 12 medewerkers en is gespecialiseerd in het verzorgen van financieringsaanvragen voor bedrijven en kennisinstellingen zowel op projectniveau als op bedrijfsniveau. Specialisme is het aanvragen van technologiesubsidies en het begeleiden van innovatieprojecten voor een groot aantal vooraanstaande bedrijven en instellingen in Nederland en Europa.
De organisatie staat haar klanten niet alleen bij met het aanvragen van subsidies of andere financieringen, maar begeleidt ook de technische, commerciële en administratieve aspecten van R&D-projecten.
Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:
- HBO denk- en werkniveau
- Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende / coördinerende / administratieve rol binnen de zakelijke dienstverlening in een kleine setting
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift
- Goede digitale vaardigheden en uitstekende beheersing van MS Office
- Een onafhankelijke, proactieve werkwijze
- Goed gevoel voor gastvrijheid
- Accuraat
Je bent:
- Betrokken en breed geïnteresseerd
- Nauwgezet, energiek en vrolijk
- In staat het overzicht te behouden en werkt gestructureerd
- Communicatief en organisatorisch sterk
- Flexibel, proactief en behulpzaam
- Zeer servicegericht en dienstverlenend
Wat biedt onze opdrachtgever?
- Een goed salaris
- 8% vakantiegeld
- 26 vakantiedagen (met mogelijkheid 5 dagen bij te kopen of te verkopen)
- Een pensioenregeling
- Bonus, afhankelijk van bedrijfsresultaat
- Reiskostenvergoeding
- Hybride werken is in overleg mogelijk
- Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen
- Een zelfstandige functie binnen een hecht team
Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.
