Secretaresse | Hoger Onderwijs | Utrecht
Job Description
Als secretaresse ga je voor een belangrijk deel van je tijd werken voor de afdeling Onderzoeken & Innovatie. Hierbij werk je nauw samen met de afdelingsmanagerm, de docenten en onderzoekers. De afdeling is waar deze personen onderzoeksactiviteiten ontwikkelen, coördineren en verspreiden. Naast je specifieke inzet voor deze afdeling zul je ook secretariële taken verrichten voor het Partnerschap, Kwaliteitsafspraken en de andere afdelingen. Vanuit je ondersteunende rol als secretaresse overzie je het geheel; je begrijpt wat er moet gebeuren en je denkt mee en vooruit.
De taken bestaan uit:
- beoordelen van binnenkomende correspondentie op urgentie en benodigde acties
- zelfstandig afhandelen van acties of deze uitzetten bij anderen in de organisatie
- bewaken van actiepunten en deadlines
- plannen, agenderen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen
- opstellen van (concept)brieven en notities
- beheer van het archief
- input verzamelen voor communicatie-items, zowel intern als extern
- organiseren van evenementen/bijeenkomsten
- projectsecretariaat
- agenda- en mailboxbeheer
- documentenportaal (Sharepoint)
The Successful Applicant
Je hebt een afgeronde secretaresseopleiding (mbo+) en minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie en in een soortgelijke omgeving. Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Office365 heeft nauwelijks
geheimen voor jou. De nieuwe collega die ik voor deze organisatie zoek is gericht op samenwerken, is flexibel, proactief en toont eigenaarschap. Je bent goed in plannen en organiseren, je bent een verbinder en bent accuraat en stressbestendig. Je hebt een servicegerichte houding en beschikt over goede sociale en communicatieve eigenschappen. Je vindt het belangrijk om je te blijven ontwikkelen en onderneemt daar ook stappen in. Verder beschik je over een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
About Our Client
Deze zelfstandige hogeschool heeft zo’n 2.000 enthousiaste studenten. De kerntaak is het opleiden en verder professionaliseren van studenten om zo een bijdrage te leveren aan kwalitatievere arbeidsmarkt. Er werken ongeveer 200 medewerkers samen in een informele en collegiale sfeer. De werkgroep secretariaat maakt deel uit van het facilitaire team. Naast jou werken er drie collega’s op de afdeling met verschillende leeftijden. Ieder heeft een eigen takenpakket en is zelf verantwoordelijk voor de planning en inrichting van het eigen werk. Bij afwezigheid neemt men onderling taken waar. Het totale takenpakket van de werkgroep wordt gecoördineerd door de eerste medewerker, als leidinggevende werk je samen met de facilitair manager.
What’s on Offer
We zijn op zoek naar iemand die zicht voor de lange termijn bij deze hoge school wilt aansluiten, Hierbij werk je onder de cao voor hoge scholen. Het aanbod bestaat verder uit:
- Een jaarsalaris tussen de 30.000-40.000 per jaar
- Vakantiegeld om ook van de vrije dagen te genieten;
- Eindejaarsuitkering (dertiende maand)
- Tien weken vakantie (deels in verplichte periodes).
- Vakantiegeld om ook van de vrije dagen te genieten.
