Secretaresse / procesondersteuner A

Wat ga je doen?

Ter uitbreiding van ons secretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren secretaresse. Je bent onder andere verantwoordelijk voor de voortgang, bewaking en afronding van alle administratieve processen rondom de cliënt. Je fungeert als vraagbaak voor cliënten, behandelaren en gemeentes. Maar ook het aannemen van de telefoon en het verwelkomen van bezoekers behoren tot je taken, evenals agendabeheer en andere secretariële werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder anderen uit;

• Balie/Receptie
• Beantwoorden telefoon & mail
• Inplannen cliëntenafspraken
• Agendabeheer behandelaren
• Aanmaken/bijhouden cliëntendossiers
• Zorgdragen interne & externe correspondentie
• Reserveren van gespreksruimtes & -faciliteiten
• Vast aanspreekpunt behandelteam
• Notuleren vergaderingen

Waar ga je dit doen?

De regio Groningen strekt zich uit over de gehele provincie waarbij het secretariaat poliklinieken bedient in Groningen-Stad, Haren, Winschoten, Veendam, Hoogezand en Stadskanaal. Je gaat in de regio Groningen werken waardoor je regelmatig op de verschillende poli’s werkzaam bent, wat de functie heel dynamisch maakt. Het team secretariaat is onderverdeeld in een frontoffice, een backoffice (zorgadministratie) en het directiesecretariaat. Jij gaat werken op de frontoffice.

Functie-eisen

Wie ben jij?

Vanuit het gedachtegoed ‘samen sturen’ ben jij samen met je collega’s van het secretariaat verantwoordelijk voor de uit te voeren werkzaamheden, eigen verantwoordelijkheid dragen is van belang. Jij zit vol passie voor het vak en wil een wezenlijke bijdrage leveren aan de dienstverlening van het secretariaat. Je bent omgevingssensitief en bent je bewust van cliënt- en klanttevredenheid. Jij bezit het hele pakket, maar je weet je wel te onderscheiden.  

• Je beschikt over een afgeronde MBO-4 opleiding op administratief of secretarieel gebied;
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring;
• Je bent proactief, behoudt overzicht en bent in staat om structuur aan te brengen;
• Je bent flexibel en in staat om te schakelen en prioriteiten te stellen. Af en toe werken op de avondpoli is geen probleem;
• Je staat stevig in je schoenen en durft besluiten te nemen en draagt dit ook uit richting je collega’s;
• Je neemt het initiatief om administratieve processen optimaal uit te voeren en denkt actief mee in het verbeterproces;
• Je kunt zelfstandig werken, maar je bent ook een goede team-player;
• Je werkt graag op basis van gelijkwaardigheid, je beschikt over zelfreflectie en humor;
• Je bent 28-36 uur per week beschikbaar;
• Kennis van XMcare is mooi meegenomen. 

Wie zijn wij?

Accare is een academische en ambitieuze organisatie voor jeugd ggz, die haar medewerkers veel ruimte biedt voor eigen initiatief en vernieuwing. We werken vanuit 30 locaties in Noord-, Midden- en Oost-Nederland. Elk kind kan bij ons terecht ook in complexe situaties of bij een zeldzame aandoening. We behandelen een kind bij voorkeur in zijn vertrouwde omgeving, zodat het gewoon naar zijn eigen school kan gaan, kan sporten of afspreken met vrienden. Dat doen we in nauwe samenwerking met huisartsen, wijkteams en scholen. Onze aanpak sluit altijd aan bij de vraag van het kind en zijn ouders. We luisteren en nemen niet over. Het kind kijkt dus ook mee in zijn eigen dossier. We nemen zelden een kind op, alleen als het niet anders kan, maar dan  is opname een geïntegreerd onderdeel van een totaaltraject. We kunnen zo werken, omdat we een academisch centrum zijn, buiten de kaders durven denken en continu onderzoek doen naar onze behandelingen. Op die wijze innoveren we voortdurend naar de best bewezen werkzame zorg.

Accare is een organisatie waar de kwaliteit en zorg centraal staat. Het is een organisatie met lef die het durft om een hele eigen visie te hebben en daar ook voor gaat. Wij willen goede zorg leveren voor de jeugdigen en hun gezinnen zodat zij zo goed mogelijk kunnen deelnemen aan het ‘gewone’ leven.

Arbeidsvoorwaarden

Wat mag je van ons verwachten?

Vrijheid en verantwoordelijkheid om bij te dragen aan je eigen ontwikkeling, die van Accare en de zorg die wij leveren.

• Collega’s vol passie die handelen naar onze kernwaarden: lef, volhardend en elke dag beter;
• Naast de betaling conform CAO GGZ bieden we secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het fietsplan, pensioenfonds, eindejaarsuitkering, korting bij (zorg) verzekeringen/ sportfaciliteiten en een reiskostenregeling;
• Ook zoeken we samen met jou naar een goede werk/privé balans;
• Direct een contract voor onbepaalde tijd;
• Persoonlijke ontwikkeling in het werk;
• Een secretariaatsteam in ontwikkeling waar ruimte is voor initiatief en ideeën.

Afhankelijk van opleiding en ervaring wordt de functie (procesondersteuner A) ingedeeld in CAO GGZ FWG 40 (€ 2.117,- t/m € 3.241,- o.b.v. 36 uur).

Medewerkers krijgen veel ruimte voor eigen initiatief en vernieuwing, jouw visie wordt gewaardeerd. Jouw ontwikkeling is een gedeelde verantwoordelijkheid, jij hebt een idee over het te volgen pad, Accare faciliteert en investeert.

Bij aanstelling wordt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd en er worden referenties ingewonnen.

Vragen? Neem contact met ons op en wij vertellen je er graag meer over!

Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met het directiesecretariaat via secretariaat.directie.groningen@accare.nl. Heb je vragen over het proces? Neem dan contact met recruitment@accare.nl.

Ben je enthousiast over deze vacature? Reageer dan direct. Vanaf moment plaatsing tot en met 14 februari beoordelen wij continu de binnengekomen sollicitaties en bij een geschikte kandidaat schakelen wij snel. Wij vragen je om uitsluitend te reageren via de website van Accare. Gebruik hiervoor onderaan de vacaturetekst de knop ‘solliciteren’. Je krijgt een ontvangstbevestiging per mail.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Delen van deze vacature in je netwerk wel!