Huis Overige

Secretaris bestuurlijke besluitvorming gemeenteraad

Rotterdam

Voeg favoriet toe

bedrijfslocatie

Bekijk kaart De weg vragen

Rotterdam South Holland nl

Beschrijving

Jouw rol

Je versterkt de Raadsgriffie van de Gemeente Rotterdam. Hier ligt de focus van onze dertig collega’s voornamelijk op het ondersteunen van de gemeenteraad. De werksfeer kan je het best beschrijven als betrokken en bevlogen. Die bevlogenheid zie je terug op de werkvloer, vanuit huis en tijdens de digitale meetings. Daar zijn we trots op. Ons hechte team bestaat uit zowel jonge als meer ervaren professionals. Hier krijg je alle ruimte om jouw ideeën snel uit te werken. Sterker nog, dat moedigen we alleen maar aan. Ook goed om te weten: het woord hiërarchie komt niet voor in ons woordenboek. Iedereen pakt de verantwoordelijkheid voor zijn of haar taken. Je komt in een team van zeven collega secretarissen.

Wij zoeken een secretaris bestuurlijke besluitvorming om ons team voor 36 uur per week te versterken op diverse commissies (zie rotterdam.raadsinformatie.nl). Zie jij jezelf al werken in het prachtige monumentale stadhuis aan de Coolsingel, midden in de stad? Ben jij een multitasktalent, ben je sterk in documentverwerking in meerdere systemen, en behoud je overzicht? Reageer dan op deze functie!

Als secretaris bij de griffie bereid je vergaderingen voor, ondersteun je tijdens de vergaderingen en werk je achteraf informatie bij.

Concrete taken zijn onder andere:

Het verwerken van documenten vanuit het college B&W en burgers in de juiste systemen. Je beoordeelt daarbij ook waar ze op aankomende agenda’s thuishoren. Zonder moeite schakel je tussen de verschillende systemen;

Het uitdraaien van rapportages, over openstaande moties, toezeggingen en schriftelijke vragen. Instrumenten waarmee de gemeenteraad kan sturen richting het college B&W;

Bij een commissievergadering regel jij catering, beveiliging en bodes. Ook heb je diverse burgers telefonisch te woord gestaan, omdat ze graag bij een vergadering willen inspreken. Jij hebt hun bijdrage geregistreerd, en op de dag zelf vang je ze netjes op. Daarnaast heb je afgestemd met diverse ambtenaren en externe gasten die ook een bijdrage komen leveren. Je zet de zaaltechniek, presentaties en sprekerspasjes klaar, zodat iedereen kan beginnen;

Na vergaderingen archiveer je alle documenten die bij een vergadering horen in een vergaderdossier. Dat doe je in DMS Corsa. Soms archiveer je ook op thema, bijvoorbeeld Feyenoord City of de derde oeververbinding. Handig, ook voor jou, want een griffier kan je vragen om stukken over een onderwerp te verzamelen;

In voorkomende gevallen organiseer je werkbezoeken en commissiereizen;

Als je ambitieus bent en al deze taken gaan van een leien dakje, dan krijg je ruimte om meer onderzoek en advieswerk te doen. Bijvoorbeeld het schrijven van advies aan de gemeenteraad. Je adviseert dan altijd over het besluitvormingsproces, niet over de inhoud!

De functie is overwegend een uitvoerende en procedurele functie, maar wel met een complexe inhoudelijke component en veel dynamiek! Dat is heel leuk (geen dag is hetzelfde), maar vraagt ook veel van je flexibiliteit. Er wordt ook in de avond vergaderd, maar wel op geplande tijden. Verder is het van belang dat je interesse hebt in ons werkveld en heel leergierig bent. Je hebt namelijk met veel complexe processen te maken; goed ingewerkt raken kost een paar maanden. Daarbij hoort wel een ongelooflijk leuk team, met een sterk gevoel van ‘we doen het samen!’ Als jij ook collegiaal, hard werkend, secuur, bestuurlijk sensitief en integer bent (en houdt van tafelvoetbal) dan pas jij bij ons! Voldoe je niet geheel aan alle eisen, maar denk je wel te passen, neem dan even contact op voor de mogelijkheden.

Aanbevolen voor jou