Secretaris Veiligheid&Zorg
De functie
In de functie van Secretaris Veiligheid en Zorg bewaak je de kwaliteit van de vergaderingen van verschillende gremia van het AcVZ. Je bent onder andere verantwoordelijk voor het organiseren van de overleggen, verzending van stukken ten behoeve van het besluitvormingsproces, goede verslaglegging en het coördineren van (de afspraken op) de actielijst. Ook de logistieke aspecten van het vergaderproces (jaarplanning, verzendlijsten, faciliteiten etc.) en de digitale archivering behoren tot je taken. En sporadisch ook andere klussen, zoals het organiseren van werksessies en werkbezoeken. Je hebt er plezier in veel ballen tegelijk in de lucht te houden, je weet de juiste mensen te vinden, je kent de processen, je weet waar je op moet letten: jij stuurt erop dat alles volgens planning verloopt. Daarnaast heb je oog voor relevante maatschappelijke ontwikkelingen en voor de consequenties daarvan voor het Actiecentrum Veiligheid en Zorg (AcVZ). Door je alertheid en uitstekende communicatieve vaardigheden, ben jij de spil van het AcVZ.
- Voorbereiding en organisatie van diverse overleggen, waaronder het Programmateam Top600/Top400, Directeurenoverleg Veiligheid en Zorg, Stuurgroep Veiligheid en Zorg.
- Verzamelen en screenen van stukken en opstellen/verzenden van agenda, notulen etc.;
- Tijdig signaleren van eventuele knelpunten (stagnatie) bij de manager AcVZ;
- Ondersteuning van de voorzitters van bovenstaande overleggen bij voorbereiding;
- Verzorgen van de verslaglegging van deze overleggen en hierover overleg hebben met de respectievelijke voorzitters betreffende de vorm van verslaglegging, toevoegen van bijlagen etc.;
- Afhandelen van de vastgestelde bestuurlijke besluiten en zorg dragen voor correcte verwerking van gegevens in het registratiesysteem;
- Uitzetten van acties die voortkomen uit overleggen en bewaken van de gemaakte afspraken;
- Opstellen en plannen van de termijnagenda voor bovenstaande overleggen;
- Verrichten van operationele taken (zoals invoeren van vergaderstukken in Andreas/ Ibabs voor staf/college/commissie/raad;
- Goed contact opbouwen met medewerkers van binnen en buiten het AcVZ waaronder secretariaten van bestuurders of directeuren;
- Ondersteunen bij de organisatie van verschillende projecten/werkbezoeken;
- Tevens ben je achtervang voor verschillende overleggen van de secretarissen van het AcVZ.
