VACATURE: OFFICE MANAGER (FULLTIME) VOOR ONZE LOCATIE NUNSPEET
Hoe ziet jouw werkdag eruit?
Als officemanager binnen onze kliniek ben jij niet alleen het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten, maar ook voor alle interne collega’s. Voordat de kliniek opengaat, neem jij dan ook de planning van de dag door. Je weet precies welke cliënten vandaag langskomen, welke behandeling ze zullen krijgen en of je met hen een vervolgafspraak moet maken of niet. Ook controleer je alle belangrijke afspraken van het management en zorg je dat er geen fouten in de planning zitten. Daarna bekijk je de binnengekomen factuurbetalingen. Mevrouw Tichelaar stuur je even een herinnering. Door haar vakantie is ze de factuur misschien vergeten. Gisteren heeft de directeur je tussendoor gevraagd of je een afspraak wilde plannen met de leverancier van jullie kantoormeubelen.
Je ziet dat de leverancier de afspraak bevestigd heeft en geeft dit door aan de directeur. Als de eerste cliënten binnenkomen, geef je hen een warm welkom en leg je hen uit wat er precies gaat gebeuren. Cliënten die het een beetje spannend vinden, worden door jou gerustgesteld. Mensen die de kliniek bellen met vragen over de behandelingen, sta je telefonisch te woord. Je kent de organisatie goed en weet daarom de cliënten een mogelijkheid aan te bieden die bij hem of haar past. Omdat je discreet en begripvol bent, durven zij hun persoonlijke verhaal aan jou te vertellen.
Tussen het cliëntcontact door, verstuur je informatiebrieven, werk je aan de nieuwsbrief en beantwoord je offerteaanvragen. Ook bel je proactief cliënten die bij jullie in behandeling zijn geweest of die een brochure hebben besteld die wellicht een afspraak willen maken. Vanavond is er een extra training gepland voor de haarspecialisten. Je vraagt aan je collega’s of zij het handig vinden om samen een hapje te eten op de kliniek, voordat de training begint. Je inventariseert de dieetwensen en allergieën en regelt het avondeten. Als ook de laatste cliënt met een glimlach en weer vol zelfvertrouwen vertrokken is die dag, sluit je af. Je zwaait nog even naar je collega’s die lekker zitten te eten voor hun training begint en rijdt met een goed gevoel naar huis. Alles was weer top geregeld vandaag.
Zie jij jezelf dit al helemaal doen en heb je daarnaast:
Stuur ons dan jouw sollicitatiebrief met cv. Als we enthousiast worden van jou, dan zal onze recruiter contact met je opnemen. Zijn we een match? Dan volgt na dit eerste gesprek een tweede ronde, waarin je kennismaakt met ons management. Als ook zij een goed gevoel hebben bij jou, krijg je de kans om jezelf écht te bewijzen als top kandidaat door een strakke pitch voor te bereiden en een goede brief te schrijven. Zijn we daarna nog steeds helemaal weg van je? Dan kunnen we elkaar de hand schudden en word jij onze nieuwe collega.
Waar ga je werken?
Deze functie voer je uit op twee locaties. Het grootste gedeelte van jouw werkweek ben je op locatie in Nunspeet. Eén dag per week werk je op onze vestiging in Bussum.
Wat doet de EchtHaar Kliniek?
De EchtHaar Kliniek is een behandelcentrum voor mensen met haarproblemen of specifieke haarwensen. Zo helpen wij bijvoorbeeld mensen na een behandeling met chemotherapie, alopecia-patiënten of mensen met haaruitval. Al ruim 18 jaar geven wij met ons kleine, informele team mensen weer een goed gevoel en zelfvertrouwen terug. We zijn dan ook niet voor niets een van de meest vooraanstaande haarklinieken van Nederland. Op onze website kun je meer lezen en zien over onze behandelmethodes, onze specialisten en onze visie.
